Цель, для которой предназначены информационные письма – это ознакомление получателя с информацией по определенному вопросу. Они, в соответствии с требованиями делопроизводства, печатаются на фирменном бланке организации, указываются все реквизиты компании, а также ее полное название.
Официальные сведения также могут быть внесены в образец информационного письма, очень часто головные предприятия рассылают дочерним нормативные акты, указывая, каким образом применяются на практике те или иные положения. В этом случае обычно используется типовая форма письма, и рассылка производится по списку.
Осуществление деятельности любой организации связано с движением денежных средств, образец гарантийного письма об оплате поможет правильно и грамотно решить проблемы, возникающие в процессе.
Не вникая в тонкости делопроизводства, на ресурсах интернета можно найти, как правильно написать письмо-соболезнование по поводу смерти, этот вопрос требует особого подхода. Но, все же, деловые информационные письма подразделяются на следующие категории.
Письмо-сообщение
Такой тип послания основан на событиях, которые могут вызвать взаимный интерес у обеих сторон – получателя и отправителя. Письмо может быть написано по собственной инициативе или же быть ответным.
Пример оформления текста: «Сообщаем, что техническое оборудование и программное обеспечение «ВВК-ЦЦ» находится в эксплуатации 2 года и 5 месяцев. За это время возникли некоторые трудности, связанные с эксплуатацией и обслуживанием комплекса. Было отправлено письмо № 15-54/123 от 23.12.2015 с конкретными данными и примерами. Других замечаний на данный момент не имеется».
Письмо-извещение
Отправляется адресату с целью сообщить о проведении публичного мероприятия. Это может быть важное совещание, выставка продукции, конференция или мастер-класс. В извещении обязательно указывается дата и место проведения, а также дополнительная информация, касающаяся условий проведения. Письмо призывает адресата принять участие в данном мероприятии.
Например: «Выставочный центр «Пенелопа» приглашает Вас посетить ярмарку прикладного искусства. Все вырученные средства будут направлены в благотворительный фонд «Спасение».
Мероприятие пройдет 12.08.2016 по адресу: г. Краснодар, ул. Пушкина, 101. Каталог изделий прилагается.
Просим сообщить об участии в мероприятии по тел. 233-44-21
Приложение: каталог – 1 экземпляр».
Письмо-уведомление
Представляет ценность, в первую очередь, для получателя. Это официальная информация, которая может быть оформлена следующим образом:
Индивидуальное предприятие «Сибирь» сообщает, что с 12.05.2016 будет изменен почтовый и юридический адреса, а также номера телефонов.
Далее, можно указать новые данные и контактные номера, по которым будет сохранена телефонная связь.
Грамотное оформление писем – преимущество, которое создаст хорошее впечатление о предприятии.